6 tips til gode forhandlinger

Gjennom innkjøpsprosjektene våre har vi deltatt i utallige forhandlinger med leverandører. Dette har gitt oss verdifull erfaring om hva som fungerer best i forhandlingsmøter. I dette innlegget har vi samlet seks konkrete tips til hvordan man får et best mulig langsiktig resultat av en forhandling

1. Invester i analysearbeid i forkant

Det gjelder å stille forberedt til forhandlingsmøtene. Vi gjennomfører derfor alltid grundige analyser i forkant av forhandlinger. Dette skiller vi ofte i interne og eksterne analyser. I den interne analysen ser vi hvordan utviklingen av kjøpet har vært over tid, hva man kjøper hos leverandøren og hvordan markedsandelene til leverandøren er i de aktuelle produktgruppene. I den eksterne analysen ser vi på hvilke alternativer det finnes til dagens leverandør, sammenligner priser på tvers og evaluerer regnskapene. Disse analysene kan enten gjøres manuelt eller man kan bruke verktøy som Ignite Analytics som automatiserer slike analyser. Uansett hvordan du velger å gjøre det er vår klare anbefaling at man har god kontroll på faktagrunnlaget før man går inn i møtet.

2. Tydelig agenda med klar tidsbruk

Vi anbefaler å sette en tydelig agenda med forslag til tidsbruk for hver del. Denne agendaen bør tidlig kommuniseres ut til leverandøren i forkant av møtet, slik at de vet hva de har å forholde seg til, samt har mulighet til å stille forberedt. I møtet kan det være lett å spore av med småprat og annet som ikke tjener målsetningen med møtet. En av deltakerne i møtet bør derfor være ansvarlig for å passe på tidsbruken og at man holder seg til agendaen som er satt, og gi beskjed dersom det blir for mye avsporinger i møtet.

 3. Ha en overordnet «story»

Vi anbefaler at man har en tydelig historie der bakgrunnen for møtet kommer tydelig frem. I våre prosjekter er det ofte en kobling til et større forbedringsprogram som er innledet av konsernledelsen i selskapet med tydelige målsetninger om kostnadsreduksjoner. Ved å linke det opp mot dette viser vi at prosjektet har sterkt fokus i hele selskapet, inkludert konsernledelsen, og at man er villig til å ta grep dersom leverandører ikke ønsker å være med på laget videre

4. Konkrete tilbakemeldinger

Vi har best erfaring med å gi leverandørene tydelige og konkrete tilbakemeldinger på hva som kreves av de for å være med videre. Det gjør det mye lettere for leverandøren å vite hva de har å forholde seg til, og hva som kreves for å være med videre. Kravene som settes mot leverandørene skal være ambisiøse, men samtidig realistiske.

5. Indiker mulig «gulrot»

Alle selgere er opptatt av volum og hva de kan få igjen for å være med videre. For å gjøre forhandlingsklimaet bedre kan det derfor være lurt å i forkant vurdere muligheten for om det er annet kjøp i kategoriene leverandørene leverer som kan være relevant for dem.

6. Behandle leverandørene med respekt

Vi har spart det viktigste punktet til slutt. I forhandlinger er det svært viktig at man opptrår med integritet og respekt for motparten. Dette er forhåpentligvis samarbeidspartnere som man skal arbeide tett sammen med i lang tid fremover, og der man er avhengig av et godt samarbeid i avtaleperioden. Det er derfor viktig at man opptrer ryddig, profesjonelt og med normal folkeskikk i møtene. Gjør man dette vil leverandørforholdet bli styrket og ikke svekket, selv etter en hard forhandlingsrunde.

 

Leave a comment