Reforhandling - et undervurdert strategisk virkemiddel?

Det finnes flere virkemidler for å redusere innkjøpskostnadene. Et kommersielt virkemiddel - som ofte blir sett på som en «quick-win» - er å reforhandle eksisterende avtaler.

Ignite Procurement
Ignite Procurement

Jun 6, 2019 6 min read

En reforhandling kan resultere i betydelige besparelser gjennom forbedrede avtalevilkår. Et best mulig resultat er likevel avhengig av en strukturert og systematisk tilnærming — les mer om våre seks konkrete tips til hvordan sikre gode, langsiktige resultater fra en forhandling.

Andre sentrale spørsmål som er viktige å ta stilling til ved bruk av reforhandling som et innkjøpsvirkemiddel:

  • Hvilke avtaler bør vi reforhandle?
  • Hvilke faktagrunnlag bør vi benytte i reforhandlingene?
  • Hvilke resultater kan man forvente?

Dette er spørsmål vi ofte opplever fra våre kunder og som vi belyser nærmere gjennom et faktisk case-eksempel.

Faktabaserte reforhandlinger gir de beste resultatene

For en av våre Ignite Services-kunder ble det besluttet at det skulle iverksettes et omfattende effektiviserings- og forbedringsprogram, der innkjøp var en sentral del av programmet.

Hvilke avtaler bør vi reforhandle?

I første fase av innkjøpsprosjektet var reforhandling et av hovedvirkemidlene som skulle benyttes for å redusere innkjøpskostnadene. Ignite Analytics ble benyttet til å få full oversikt over innkjøpsbasen, hvor man raskt kunne konstatere at selskapet hadde benyttet nærmere 1.900 unike leverandører de siste 12 månedene. Selv om innkjøpet var spredt over mange kategorier og leverandører, identifiserte vi raskt flere potensielle reforhandlingskandidater ved hjelp av potensialvurderingen i Ignite Analytics. Potensialvurderingen tar blant annet hensyn til viktige parameter som utviklingen av kjøpet, viktighet som kunde og leverandørens lønnsomhet. I tillegg analyserte vi innkjøp på tvers av avdelingene for å identifisere leverandører som man burde sikre like avtalevilkår med på tvers av virksomheten. Beriket med en kvalitativ vurdering sammen med prosjektteamet, ble ca. 20 leverandører (eller avtaler) valgt ut til en reforhandling.

Hvilke faktagrunnlag bør vi benytte i reforhandlingene?

Et godt analysearbeid i forkant av en reforhandling er en kritisk suksessfaktor for å oppnå best mulig resultat. For denne kunden ble det gjennomført flere analyser i forkant av reforhandlingene. Eksempelvis ble det utarbeidet interne og eksterne analyser, hvor vi blant annet analyserte utviklingen i kjøpet og lønnsomheten til leverandørene. Gjennom Ignite Analytics ble analysene automatisk genererte med mulighet for direkte eksport til PowerPoint. I reforhandlingsmøtene ble det eksplisitt trukket frem de analysene som var mest relevante og hensiktsmessige — både fra et forretningsmessig og taktisk perspektiv. Flere av analysene viste at selv om innkjøpsvolumet hadde vokst vesentlig de siste årene, så hadde prisene økt tilsvarende eller mer uten rasjonelle forklaringer. Denne innsikten ble derfor tatt opp i møtene sammen med en klar «hjemmelekse» til leverandørene om å se nærmere på dagens innkjøpsvilkår.

Hvilke resultater kan man forvente?

Etter at reforhandlingsprosessen var ferdig oppnådde kunden vår i gjennomsnitt 6 % bedre prisbetingelser — og flere millioner kroner i besparelser — på innkjøpet som ble adressert. Besparelsene varierte mellom de forskjellige avtalene og typen kjøp. Eksempelvis fikk man hele 20 % bedre priser på en av avtalene som ble reforhandlet. Dette belyser at reforhandling som et strategisk innkjøpstiltak kan resultere i vesentlig forbedrede avtalevilkår. Prosessen er videre relativt lite tidkrevende, gitt at man kontinuerlig følger opp og har kontroll på faktagrunnlaget.

En reforhandling kan trolig for noen innkjøpere fremstå som «skadelig» for leverandørsamarbeidet. Vår erfaring er at en slik prosess faktisk styrker forholdet mot leverandørene — og bidrar til et tettere og mer langsiktig samarbeid. Leverandørene er typisk «på tå» for å beholde eller øke sine volumer, i tillegg til at de setter pris på å bli invitert til bordet. I møtene får man typisk også gode innspill fra leverandørene til hvordan man kan redusere innkjøpskostnadene ytterligere, f.eks. gjennom standardisering av produktporteføljen.


Ignite Analytics støtter hele den strategiske innkjøpsprosessen, herunder gjennomføring av forhandlinger. Plattformen identifiserer mulige forhandlingskandidater og automatiserer analyser til bruk i forhandlingsmøter. Oppdag kraften i strategisk innkjøp gjort digitalt!