10 vanlige utfordringer på innkjøpsområdet - og hvordan løse disse

Innkjøp utgjør ofte en vesentlig andel av kostnadene for de fleste virksomheter. Generelt ser vi et stort potensial på innkjøpsområdet, men også flere utfordringer.

Ignite Procurement
Ignite Procurement

Jan 14, 2020 7 min read

Som en tjenesteleverandør til bedriftsmarkedet og innkjøpsfunksjonen, er vi daglig i kontakt med flere innkjøpsressurser på tvers av en rekke bransjer. Dette har gitt oss verdifull innsikt i en rekke utfordringer som innkjøpsteamene vanligvis står overfor.

10 vanlige utfordringer på innkjøpsområdet

1. Datainnsamling

Krevende å samle inn og harmonisere data fra ulike kilder

Mange virksomheter bruker betydelige, og ofte dedikerte, ressurser på å strukturere og harmonisere innkjøpsdata og andre typer data. Typisk observerer vi store investeringer i BI-løsninger som ikke støtter innkjøpsfunksjonens behov på en tilstrekkelig god måte. Lite brukervennlige og statiske løsninger med et krevende teknisk brukergrensesnitt, uten muligheter til å forbedre datakvaliteten, resulterer i at brukerne ikke får tilgang til innsikten de trenger.

Les mer om de mest vanlige kildene for innkjøpsdata.

2. Oversikt

Manglende oversikt over innkjøpet

Ett av spørsmålene vi typisk spør om i innledende møter er; «hvor stort er innkjøpet i din virksomhet?». Det er overraskende få virksomheter som har god nok oversikt til å kunne svare på dette. Et kontinuerlig oppdatert faktagrunnlag er helt avgjørende for å gjennomføre datadrevne og smartere beslutninger.

Les mer om 8 fordeler med innkjøps- og spendanalyser.

3. Kategorisering og klassifisering

Vanskelig å kategorisere og klassifisere innkjøpsdataen

En del virksomheter mangler eller har ikke etablert en god kategoristruktur. Andre sverger til lite egnede verktøy (for eksempel Excel) for å bygge og vedlikeholde en kategoristruktur. Typiske kjennetegn er komplekse formler, lite transparens og høye krav til kompetanse hos brukerne. Alt dette går på bekostning av kapasiteten til innkjøpsfunksjonen.

Les våre 5 praktiske tips til kategoristruktur og kategorisering.

4. Avtalekontroll

Begrenset kontroll på avtaler

Løpende oppfølging av avtaler og kontrakter er kritisk for å sikre gevinstrealisering. I tillegg bidrar det til et langsiktig samarbeid med leverandørene og å avverge mulige konflikter.

Les mer om hvorfor kontraktsoppfølging er viktig.

5. Avtalelojalitet

Krevende å måle og følge opp avtalelojalitet

Med begrenset kontroll på avtalene, er det også vanskelig å følge opp avtalelojaliteten. En lav avtalelojalitet betyr lekkasjer på tvers av virksomheten, som igjen medfører at gevinstene som legges til rette for ikke blir realiserte. Innkjøpsdataen må derfor kobles mot de ulike avtalene slik at avtalelojaliteten enkelt kan måles og følges opp.

Digitalt verktøy for strategisk innkjøp

6. Forespørsler

Tidkrevende å gjennomføre forespørsler

Å gjennomføre forespørsler, eller en konkurransegjennomføring, er et sentralt strategisk virkemiddel for de fleste velfungerende innkjøpsfunksjoner. En slik prosess er vanligvis tidkrevende, hvor man er avhengige av strukturerte prosesser og gode verktøy for å støtte gjennomføringen.

Les mer om 8 virkemidler for å redusere innkjøpskostnadene.

7. Standardisering

Utfordrende å standardisere beste praksis internt

Et fellestrekk for mange virksomheter som lykkes i sine bransjer, er at de er dyktige på å dele beste praksis internt og standardisere arbeidsmetodikk etter dette. Eksempler kan være å standardisere kategoridashboards for de ulike kategoriansvarlige, eller bygge en faktabasert metodikk til bruk i status- og forhandlingsmøter med leverandørene.

8. Kostnadsreduksjon

Press for å redusere kostnadene, men manglende ressursstøtte

Innkjøpsavdelingen har ofte ansvaret for å identifisere og realisere (store) besparelser. Prosjekter og initiativer må følges opp både når det gjelder fremdrift og ønskede effekter. Dette går på bekostning av en allerede hektisk hverdag. Uten støtte fra ledelsen kan dette medføre at kostnadsreduserende tiltak ikke blir tilstrekkelig prioriterte.

Les mer om hva som kreves for å realisere ditt innkjøpspotensial.

9. Kapasitet og ressurser

Ikke tid eller ressurser til å jobbe strategisk og faktabasert

Flere virksomheter investerer generelt for lite i innkjøpsfunksjonen. Typisk ser vi at et fåtall ressurser har ansvar for et bredt innkjøp og mange leverandører. Å jobbe med strategiske problemstillinger, og samtidig ha tilstrekkelig oppfølging, blir da vanskelig. Dette er vanlige utfordringer i virksomheter der ledelsen har et manglende fokus på innkjøp som en strategisk verdidriver.

Les mer om hvorfor vi mener det investeres for lite i innkjøpsfunksjonen.

10. Verktøystøtte

Få eller ingen gode verktøy til å støtte innkjøpsarbeidet

Relativt få virksomheter har, eller bruker gode verktøy som hjelpemidler i det strategiske innkjøpsarbeidet. Vi ser dessverre få brukervennlige verktøy i markedet som kan løse de ulike behovene, noe som kan være en årsak til dette.

Gode, digitale verktøy er helt avgjørende for alle profesjonelle innkjøpsfunksjoner. Heldigvis har vi utviklet et digitalt verktøy som legger til rette for å hjelpe dere med alle disse utfordringene!


Ignite Analytics støtter hele den strategiske innkjøpsprosessen. Få mer informasjon om hvordan løsningen kan hjelpe deg og din virksomhet!