8 fordeler med innkjøps- og spendanalyser

Å jobbe faktabasert med innkjøpskostnadene er avgjørende for en god - og forbedret - lønnsomhet.

Ignite Procurement
Ignite Procurement

Dec 2, 2019 6 min read

For de aller fleste virksomheter, både private og offentlige, utgjør innkjøp av varer og tjenester en vesentlig del av de totale kostnadene. Likevel har flere virksomheter ikke tilstrekkelig oversikt eller kontroll på innkjøpet sitt. En grunn til dette kan være at virksomhetene mangler gode, digitale verktøy for å enkelt samle, strukturere og visualisere innkjøpsdataen.

Spendanalyser er kjernefunksjonalitet i Ignite Analytics

Spendanalyser, eller innkjøpsanalyser, er (eller bør være) fundamentet for arbeidet i alle innkjøpsfunksjoner. Til syvende og sist handler det om nødvendig innsikt for å kunne ta smartere beslutninger. Dette kan eksempelvis omfatte analyser som;

  • Hvor mye kjøper vi for og hvordan er utviklingen i kjøpet?
  • Hva kjøper vi og fra hvilke leverandører?
  • Hvordan fordeler kjøpet seg på tvers av virksomheten?
  • Hvordan er utviklingen i avtalelojaliteten?

Å ha et robust spendanalyseverktøy på plass har blitt en forutsetning for alle som ønsker å jobbe profesjonelt med innkjøp og anskaffelser. I Ignite Procurement jobber vi med flere ledende virksomheter på tvers av mange ulike bransjer, der løsningen vår i dag håndterer over 200 mrd. NOK i innkjøp!

Her kommer 8 av de viktigste fordelene som spendanalyser kan bidra med for din virksomhet. Utnytter du alle disse mulighetene i dag?

8 fordeler med spendanalyser

1. Gir full transparens

Et kontinuerlig oppdatert faktagrunnlag sikrer fullstendig oversikt i kjøpet på tvers av hele virksomheten. Denne innsikten er helt avgjørende for innkjøpsarbeidet, men vil også være viktig for andre deler av virksomheten. Innkjøp jobber ofte med, og på tvers av, ulike funksjoner som eksempelvis økonomi, produksjon og IT. Deling og kommunikasjon av innsikt er kritisk for at innkjøp skal kunne være en god strategisk sparringspartner internt.

2. Øker effektiviteten

Forskning viser at en forholdsvis stor andel av arbeidsdagen - opp mot 80% - går med til ikke-verdiskapende oppgaver som å samle inn, filtrere og formatere data til rapporter. Automatiserte og innsiktsfulle spendanalyser bidrar til å øke effektiviteten for innkjøpsfunksjonen. Dette vil gi funksjonen mer tid til å fokusere på verdiskapende aktiviteter, altså strategiske aktiviteter.

3. Støtter kategoristyring

En innkjøpskategori inneholder beslektede typer innkjøp knyttet til kjøp av produkter og/eller tjenester. Spendanalysene gir grunnlaget for å bygge en hensiktsmessig kategoristruktur, hvor man klassifiserer og kategoriserer kjøpet basert på innkjøpsdataen.

Kategoristrukturen er en forutsetning for god kategoristyring som ofte blir sett på som beste-praksis metodikk på innkjøpsområdet. Kategoristyring innebærer at virksomheten benytter en strukturert metodikk med tilhørende dedikert ansvar for de ulike kategoriene.

4. Ressursprioritering

Innsikt i kjøpet gir deg informasjon om hvordan du bør allokere og prioritere ressursene. Et eksempel kan være å iverksette nødvendige tiltak dersom utviklingen i kjøpet ikke står i tråd med forventningene, eller at ikke-godkjente leverandører blir benyttet av brukerne (maverick spend).

Kritiske kategorier i virksomheten (ofte de største) må ellers prioriteres. Samtidig er det viktig at mindre kategorier får nødvendig oppmerksomhet fordi det ofte kan ligge et betydelig potensial her. Et typisk eksempel er indirekte kategorier som ofte blir neglisjerte. Antall leverandører og kompleksitet i kjøpet er også viktige faktorer i vurderingen av ressurspådraget.

5. Intern benchmarking

Å kunne analysere kjøpet på tvers av eksempelvis selskaper, avdelinger, funksjoner og prosjekter gir deg aksjonsbasert innsikt. Denne informasjonen kan blant annet brukes til å gjøre intern benchmarking på tvers av hele organisasjonen.

Hvorfor er for eksempel avtalelojaliteten i avdeling X mye høyere enn i avdeling Y, og hvordan kan innkjøp tilrettelegge for å forbedre dette?

6. Identifiserer besparelser

Spendanalyser er kritiske for å identifisere muligheter for konkrete besparelser. Relevante analyser kan her være mange, der følgende eksempler belyser dette;

  • Antall leverandører som benyttes i kategoriene
  • Leverandørens lønnsomhet og vår viktighet som kunde
  • Pris på varer og tjenester på tvers av virksomheten (prisarbitrasje)
  • Lav avtalelojalitet eller store lekkasjer til ikke-godkjente leverandører
  • Prisvekst på varer/tjenester med høye innkjøpsvolum
  • Transaksjonskostnader som for eksempel antall fakturaer og bruk av e-handelsløsning
  • Betalingsbetingelser og binding av arbeidskapital

7. Gjennomføring av tiltak

Innkjøpsanalyser er et fantastisk hjelpemiddel for å drive faktabaserte beslutninger. Det handler om hvordan man kan bruke informasjonen til å gjennomføre smartere beslutninger og tiltak.

Les mer om 8 virkemidler for å redusere innkjøpskostnadene.

8. Forbedrer datakvaliteten

Et av de vanligste diskusjonspunktene vi møter rundt spendanalyser er «mangelen på tilstrekkelig datakvalitet». Selv om datakvaliteten kan variere noe, så kan du kun forbedre datakvaliteten ved å bruke den dataen du har.

Ubrukte data vil alltid være dårlige data.

Spendanalyser belyser eventuelle datamangler for deg, noe som igjen kan initiere systematiske tiltak for hvordan forbedre datakvaliteten i din virksomhet.


Spendanalyser er en del av kjernefunksjonaliteten i Ignite Analytics. Få mer informasjon om hvordan løsningen kan hjelpe deg og din virksomhet!