Utarbeid en vellykket innkjøpsstrategi gjennom 8 steg

En god innkjøpsstrategi er svært viktig for både virksomheten og innkjøpsfunksjonen. Prosessen med å lage en vellykket strategi er imidlertid ikke alltid like enkel.

Ignite Procurement
Ignite Procurement

Dec 9, 2019 9 min read

Hva er en innkjøpsstrategi?

Begrepet innkjøpsstrategi refererer til en langsiktig plan for å sikre kostnadseffektive kjøp av varer og tjenester fra konkurransedyktige leverandører, til avtalt kvalitet, tid og betingelser. Strategien skal ellers bidra til å realisere virksomhetens overordnede strategier, målsetninger og visjoner. Vanligvis er innkjøpsstrategien avhengig av en rekke faktorer som tidsaspektet, tilgjengelig budsjett, potensielle risikoer og mer.

Innkjøpsstrategien fokuserer ofte på alternativer for å redusere kostnadene, minimere risiko, øke samfunnsansvaret og utvide organisk. I følge en fersk undersøkelse fra Deloitte er kostnadsbesparelser det viktigste prioriteringsområdet for innkjøpssjefene fra et strategisk perspektiv. Virksomhetene kan selv velge å prioritere ett eller flere områder, avhengig av deres behov.

Eksempler på innkjøpsstrategier

Uavhengig av virksomhetens størrelse, så finnes det noen vanlige typer innkjøpsstrategier som er relativt generiske. Eksempler på disse er:

  • Kostnadsreduksjon
  • Risikostyring
  • Leverandørstyring og -optimalisering
  • Grønne innkjøp
  • Global sourcing
  • Kvalitetsstyring (TQM)

Steg for å utarbeide en vellykket innkjøpsstrategi

En god innkjøpsstrategi identifiserer innsparingsmuligheter, minimerer feil, reduserer kjøp utenfor avtaler (maverick spend) og sikrer overholdelse av rutiner og policyer. Nedenfor diskuterer vi åtte viktige steg for å bygge en vellykket innkjøpsstrategi.

Utarbeid en vellykket innkjøpsstrategi gjennom 8 steg

1. Analyser innkjøpet

Start med å forstå hva dere kjøper inn og hvordan kjøpet fordeler seg ved å gjennomføre innkjøps- og spendanalyser. Til dette trenger du relevant innkjøpsdata som finnes internt. Leverandørene kan også bidra med relevant data dersom dette er nødvendig.

Spendanalyser er fundamentet for arbeidet i alle innkjøpsfunksjoner og vil være grunnlaget for å utarbeide en god - og faktabasert - innkjøpsstrategi. Analyser rundt totale eierkostnader (TCO) kan også benyttes for å identifisere kostnader forbundet med varene/tjenestene utover selve kjøpet.

2. Forstå behovet

For å bygge en innkjøpsstrategi som gir best mulige resultater, er det viktig å forstå virksomhetens behov - og gjerne opp mot virksomhetens overordnede forretningsstrategi. Denne innsikten vil hjelpe deg med å tilpasse og prioritere strategien på tvers av andre funksjoner og mål.

Diskusjoner som utfordrer status quo vil kunne avdekke nye besparelsesmuligheter. Verktøy som Kraljic-matrisen kan hjelpe deg med å identifisere de viktigste forretningskravene som bør inngå i utviklingen av innkjøpsstrategien.

3. Vurder markedsforholdene

Etter å ha sett nærmere på de interne behovene, er det neste åpenbare trinnet å se på eksterne forhold; leverandørmarkedet og markedsforholdene. Relevant data vil her typisk omfatte leverandør- og markedsinformasjon. En rekke modeller kan være hensiktsmessige for å utarbeide denne typen analyser som for eksempel Porter’s Five Forces og PESTEL-metodikken.

Om virksomheten din allerede har god kjennskap til leverandørmarkedene, noe alle innkjøpsfunksjoner bør ha løpende fokus på, så vil denne kunnskapen komme godt til rette i denne delen.

4. Sett klare mål

Alle gode innkjøpsstrategier har tydelige mål om hva man ønsker å oppnå og hvordan disse kan/bør måles. Dataen og analysene fra de foregående trinnene bidrar typisk med verdifulle innspill her.

Målene bør rangeres og prioriteres basert på virkningen, eller viktigheten, disse har på “bunnlinjen”. Bruk gjerne en SWOT-analyse, eller andre modeller, for å forstå styrker og svakheter med dagens innkjøpsfunksjon. Eksempel på dette kan være kompetanse og bruk av digitale verktøy.

5. Definer policyer

Basert på informasjonen om hva som må adresseres, så bør du lage en liste over initiativ og tiltak for å forbedre prosessene og øke effektiviteten. For eksempel kan du starte med å tilpasse nåværende innkjøpspolicyer og rutiner for å adressere identifiserte risikoer i trinn 4.

Merk at det kan være hensiktsmessig å justere eksisterende policyer i stedet for å begynne helt fra bunnen av. Ideelt sett bør disse policyene dekke behovet og gi veiledning for alle relevante brukere i organisasjonen.

6. Invester i digitale verktøy

For å kunne hente ut det fulle potensialet er innkjøpsfunksjonen avhengige av digitale verktøy i det strategiske arbeidet. Gode, digitale verktøy bidrar til å øke effektiviteten for innkjøpsfunksjonen. Dette vil gi dere mer tid til å fokusere på verdiskapende aktiviteter, altså de strategiske aktivitetene.

Dere bør identifisere hvilke deler av innkjøpsprosessen hvor behovet for verktøystøtte er størst og prioritere implementeringen deretter. Eksempelvis er et spendanalyseverktøy en helt nødvendig forutsetning for å jobbe profesjonelt med innkjøp og anskaffelser.

Dersom behovene for verktøystøtte er omfattende, kan det være hensiktsmessig å utarbeide en egen digital strategi på innkjøpsområdet. Fokuset bør da være på teknologier, prosesser, ansatte og kompetanse.

Spendanalyser er kjernefunksjonalitet i Ignite Analytics

7. Utarbeid strategien

Ved hjelp av informasjonen som er innhentet og analysert i de foregående stegene, kan du nå utarbeide en innkjøpsstrategi. Strategien bør liste opp dagens situasjon, ønskede mål og en plan for å nå disse målene.

Målene må være målbare, tidssensitive og realistiske. Planen må inkludere tiltak og virkemidler for hvordan nå de ulike målene, samt en fordeling av ansvar og roller.

8. Gjennomfør og følg opp

Det siste - og viktigste - trinnet er å starte gjennomføringen av strategien. En vellykket implementering krever løpende oppfølging av måloppnåelse og måling av fremdriften, for å sikre at prioriterte tiltak blir gjennomførte med ønsket effekt. Interne statusmøter og rapporteringer anbefales for å sikre fokus og dele erfaringer i strategiarbeidet.

Rammeverk for innkjøpsstrategier

Innkjøpsstrategien bør alltid dokumenteres, der følgende momenter kan inkluderes;

  • Strategidokument: Grunnlag og begrunnelse
  • Ønskede resultater: Leveranser
  • Tidsramme: Frister
  • Plan: Hvordan strategien skal implementeres med tiltak og ansvarsfordeling
  • Mål/KPIer: Måltall for å evaluere prosessen
  • Analyser: Spendanalyser, TCO, SWOT-analyse etc.

Ignite Analytics støtter hele den strategiske innkjøpsprosessen. Få mer informasjon om hvordan løsningen kan hjelpe deg og din virksomhet!