Hvordan skape verdier gjennom strategisk innkjøp

Innkjøpsfaget preges av mange ulike begreper og terminologier. «Strategisk innkjøp» er et slikt begrep. Vår erfaring tilsier at det er en del uklarheter — og til dels manglende kunnskap — om hva strategisk innkjøp egentlig er og hvordan dette bidrar til å skape verdi.

Ignite Procurement
Ignite Procurement

May 20, 2019 5 min read

En generisk innkjøpsmodell

I mangel på et bedre norsk ord, benytter vi det engelske begrepet «source-to-pay», eller «procurement», som en definisjon på hele innkjøpsprosessen. Source-to-pay omfatter alle aktivitetene som kreves i en virksomhet for å kjøpe og betale for sine varer og tjenester.

Aktivitetene starter med gode analyser og et faktabasert grunnlag, og avsluttes med betalingen for varene eller tjenestene. I tillegg til disse aktivitetene inkluderes støttefunksjoner for å tilrettelegge for maksimal verdiskaping — styring og ledelse, organisasjon, prosesser og digitale verktøy.

En vellykket innkjøpsmodell koordinerer flere aktiviteter for å skape, tilrettelegge for og opprettholde verdi

Strategisk vs. operasjonelt innkjøp

Mange forveksler strategisk med operasjonelt innkjøp, og assosierer ofte «innkjøp» kun fra et operasjonelt perspektiv. Kort fortalt: Strategisk innkjøp bidrar til å identifisere og skape verdier gjennom oppstrømsaktiviteter — operasjonelt innkjøp skal opprettholde verdiene gjennom nedstrømsaktiviteter.

Med oppstrømsaktiviteter mener vi aktivitetene knyttet til strategisk innkjøp — analyse, prioritering, implementering og oppfølging. Nedstrømsaktiviteter er relatert til selve bestillingen av varer og tjenester med påfølgende betaling.

Verdiskaping gjennom strategisk innkjøp

Strategisk innkjøp er en kontinuerlig prosess, der formålet er å forbedre og re-evaluere innkjøpsaktivitetene for å oppnå lavest mulige totalkostnader — ikke bare de laveste prisene — og bidra til økt verdiskaping.

Det finnes ingen generiske «fasitsvar» til hvordan en virksomhet bør adressere sine innkjøp fra et strategisk perspektiv. Vår erfaring tilsier at prioritering av noen kritiske nøkkelaktiviteter kan hjelpe deg langt på vei.

Datafangst, kategorisering og analyser er helt essensielt for å lykkes med strategisk innkjøp. Dette gir deg bedre oversikt og kontroll over kjøpet ditt. I tillegg er det en viktig forutsetning for god kategoristyring og strategiarbeid. Les mer om hvordan bygge en hensiktsmessig kategoristruktur.

Kategoristyring og -strategi innebærer at virksomheten benytter en strukturert metodikk, med tilhørende ansvar for beslektede innkjøp, eller innkjøpskategorier. Med kategoristyring som grunnleggende prinsipp, er du bedre rustet til å realisere innkjøpspotensialet og nå satte mål. Les våre tips for en praktisk tilnærming til kategoristyring.

Vurder implementering av både kommersielle og prosessuelle tiltak. Det finnes flere ulike virkemidler for å redusere innkjøpskostnadene, hvor kommersielle tiltak som reforhandling, forespørsler og bundling er relativt anerkjent og mye brukt. Prosessuelle tiltak, som eksempelvis å forbedre spesifikasjoner, kan være mer ressurskrevende å gjennomføre, men bidrar ofte med høyere marginale effekter.

Løpende oppfølging av avtaler og avtalelojalitet. Mange innkjøpsfunksjoner bruker mye tid på å gjennomføre konkurranser. En annen viktig aktivitet, som vi ofte opplever at det fokuseres for lite på, er løpende oppfølging av avtaler etter at konkurransen er gjennomført og kontrakten er signert. Å maksimere avtalelojaliteten på tvers av virksomheten — samt sikre at betingelser og krav blir opprettholdt — er kritisk for å sikre gevinstrealisering.

Leverandørstyring. Alle virksomheter bør sikte mot et mest mulig aktivt samarbeid med sine leverandører. Leverandører har vanligvis flere gode forslag til initiativer som kan resultere i vinn-vinn-situasjoner og økt innovasjon. Ikke glem å evaluere leverandører (og leveranser) underveis for å sikre at avtalte produkter og tjenester blir leverte i henhold til kontrakten.

Ta i bruk digitale verktøy for å hente ut det fulle potensialet! Digitalisering av den strategiske innkjøpsprosessen bidrar til betydelige produktivitetsforbedringer og en mer effektiv ressursbruk. Riktige verktøy legger til rette for bedre og mer nyttig styringsinformasjon i det videre innkjøpsarbeidet.

Lykke til!

Ignite Analytics støtter hele den strategiske innkjøpsprosessen — fra analyse og prioritering, til implementering og oppfølging. Oppdag kraften i strategisk innkjøp gjort digitalt!