Seks erfaringer fra DPW 2019 - hva kan vi lære fra best-i-klassen innkjøpsfunksjoner?

For to uker siden deltok vi på Digital Procurement World 2019 som èn av topp 20 utvalgte startups. Vi deler våre viktigste erfaringer fra konferansen.

Ignite Procurement
Ignite Procurement

Sep 30, 2019 8 min read

Det er inspirerende å se at innkjøpsfunksjonen er den fremste verdidriveren i ledende, globale virksomheter som for eksempel Mars, IBM og Henkel. For disse er innkjøpsavdelingen en driver av bærekraftige konkurransefortrinn, og ikke den klassiske støttefunksjonen, hvor en datadrevet tilnærming gjennomsyrer hele avdelingen.

Så hvilke lærdommer bør vi ta med oss fra disse best-i-klassen innkjøpsfunksjonene?

Best-i-klassen innkjøpsfunksjoner - seks erfaringer

#1 Data er nøkkelen

Data er makt. Og en datadrevet kultur er nøkkelen for suksess. Men data i seg selv er kun en tilrettelegger. Velfunderte beslutninger, baserte på analyser og innsikt fra datagrunnlaget, bidrar til å skape verdier.

Det er overraskende få virksomheter som benytter tilgjengelig data for å ta bedre beslutninger. Og innkjøpsfunksjonen er intet unntak. For selv om innkjøp opplever et gradvis, økende skifte mot å bli mer datadrevet, er realiteten at funksjonen fortsatt er lite moden på dette området. Selv etter flere år med teknologiske nyvinninger, sliter fortsatt de fleste virksomhetene med å få tilstrekkelig innsikt i sitt eget innkjøp.

Det finnes etterhvert mange eksempler på at virksomheter som har vilje til å handle på denne innsikten – å initiere tiltak, endre prosesser og tilpasse atferd basert på fakta – leverer vesentlig bedre resultater.

Ignite Analytics - spendanalyse

Men innkjøpsavdelingen må ha basisinformasjonen på plass, som for eksempel spendanalyser og avtalestyring. Alt annet enn dette vil være å styre i blinde, noe som godt eksemplifiseres av et sitat fra Peter Drucker: If you can’t measure it, you can’t manage it.

#2 Kompetanse er kritisk

Riktig kompetanse er kritisk for å realisere verdiene. Dette hersker det lite tvil om og er en gjentakende kommunisert flaskehals i undersøkelser.

Kompetanse må bygges og utvikles for hele innkjøpsprosessen, ikke bare for utvalgte deler. Eksempelvis ser vi at det offentlige er dyktige på selve konkurransegjennomføringen, men mangler kompetanse på viktige områder som analyse og behovsplanlegging, kategoristyring, kommersiell forståelse og kontrakts- og leverandøroppfølging.

Men kompetanse må også sees i sammenheng med kapasitet. En utfordring er at virksomhetens innkjøpsavdeling ikke har tilstrekkelig kapasitet til å arbeide strategisk og drive verdiskaping. Et fåtall ressurser har ofte ansvar for et bredt innkjøp (både geografisk og teknisk) og svært mange leverandører. En hensiktsmessig og tett oppfølging blir da vanskelig, noe som resulterer i at man ikke får hentet ut det fulle potensialet i samarbeidet.

Ledelsen må allokere tilstrekkelige ressurser til innkjøpsavdelingen, med den nødvendige kompetansen, samt legge til rette for kompetanseutvikling innenfor strategisk innkjøp og prosjektledelse. Dette er helt nødvendige premisser for å løfte funksjonen til en verdidriver for virksomheten!

#3 Digital transformasjon er avgjørende

Det samles mer data nå enn noen gang. Av all data som samles inn, så er hele 90% generert de siste to årene. Med forventninger om at bedre beslutninger vil komme fra mer nøyaktige og konsistente data, så er en digital transformasjon helt avgjørende for å lykkes.

Å investere i digitalisering lønner seg! Det er derfor ikke overraskende at stadig flere europeiske virksomheter setter digitalisering av strategisk innkjøp på dagsordenen, og investerer tungt i innkjøpsfunksjonen, når vi ser hvilke resultater dette kan gi. Samtidig er det en klar beskjed til norske virksomheter om at vi her hjemme må henge med på digitaliseringsbølgen for å sikre et konkurransedyktig norsk næringsliv fremover.

Ledende digitale virksomheter oppnår bedre resultater

#4 Teknologien er tilgjengelig

I takt med et stadig mer fokus på innkjøp, øker også tilgjengeligheten av digital verktøy og teknologier. Digital Procurement World 2019 er et godt eksempel på at mye spennende skjer på tilbudssiden.

Det finnes flere virksomheter som vurderer å utvikle egne innkjøpsløsninger. Våre erfaringer tilsier at dette ofte medfører vesentlig høyere kostnader, at implementeringstiden blir lenger og løsningene mindre optimale.

Teknologien er allerede på plass for å kunne løfte innkjøpsfunksjonen til nye høyder. Problemet er heller at relativt få virksomheter har investert i, eller bruker, verktøy som hjelpemidler i det strategiske innkjøpsarbeidet. Gode verktøy kan kompensere for både begrenset kapasitet og kompetanse - og kan til og med øke kompetansen.

#5 Endring er mulig

Endring er mulig og helt avgjørende for å være i forkant. Spesielt for innkjøpsfunksjonen, som preges av gamle vaner, langvarige prosesser og en mer tradisjonell transaksjonsrolle. Forhold som alle bremser verdifull fremgang.

Men utfordringene er større enn å bare rulle ut de siste digitale trendene. Innkjøp må løftes frem i lyset i et mye bredere og mer strategisk perspektiv. Funksjonen må få den anerkjennelsen den fortjener, for å bidra mer i verdiskapingen, redusere risiko og gi markedsinnsikt som går utover enkle kostnadsbesparelser. Samarbeid på tvers avdelinger er kritisk - spesielt med økonomi og IT - for å synliggjøre disse verdiene.

Innkjøpsfunksjonen har en unik mulighet til å transformere seg fra en muliggjører av kostnadsreduksjon, til en driver av bærekraftige konkurransefortrinn. Deler av dette ansvaret hviler på skuldrene til ledelsen og styret, som det nå er på høy tid å ta stilling til!

#6 Det starter med DEG

Så hvor bør man starte? Det korte og enkle svaret er: Det starter med DEG. Og tiden for å sette i gang er nå - det nytter ikke lenger å sitte på gjerdet i påvente av hva som skjer.

Det finnes ingen eksisterende “hyllevare-plan” for hvordan ta i bruk de nyeste teknologiene. Dette er en reise som krever visjon, lidenskap og eksperimentering fra innkjøpsfunksjonen, fordi fremgang aldri er en “rett vei”.

Og vi er her for å støtte dere på denne reisen!


Ignite Analytics legger til rette for en datadrevet tilnærming for hele den strategiske innkjøpsprosessen. Oppdag kraften i strategisk innkjøp gjort digitalt!