Seks tips til gode forhandlinger

Gjennom innkjøpsprosjektene våre har vi deltatt i flere forhandlinger med leverandører. Dette har gitt oss verdifull innsikt om hva som fungerer best i forhandlingsmøter. I dette innlegget har vi samlet seks konkrete tips til hvordan sikre gode, langsiktige resultater fra en forhandling.

Ignite Procurement
Ignite Procurement

May 29, 2019 5 min read

1. Invester i analysearbeid i forkant

Det er helt kritisk å stille godt forberedt til forhandlingsmøtene. Vi gjennomfører derfor alltid grundige analyser i forkant av forhandlinger. Dette skiller vi ofte i interne og eksterne analyser. I den interne analysen ser vi på hvordan utviklingen av kjøpet har vært over tid, hva man kjøper hos leverandøren og hvordan markedsandelene til leverandøren er i de aktuelle produktgruppene. I den eksterne analysen ser vi på hvilke alternativer det finnes til dagens leverandør, sammenligner priser på tvers og evaluerer regnskapene.

Denne typen analyser kan gjøres manuelt, men vil være både tid- og ressurskrevende. Alternativt kan man bruke verktøy som Ignite Analytics som automatiserer analysearbeidet. Uansett hvordan du velger å gjøre det, er vår klare anbefaling at man har god kontroll på faktagrunnlaget før man går inn i møtet.

2. Tydelig agenda med klar tidsbruk

Sett en tydelig agenda med forslag til tidsbruk for hver del. Denne agendaen bør tidlig kommuniseres til leverandøren i forkant av møtet, slik at de vet hva de har å forholde seg til, samt har mulighet til å stille forberedt. I møtet kan det være lett å spore av med småprat og annet som ikke tjener målsetningen med møtet. En av deltakerne i møtet bør derfor være ansvarlig for å passe på tidsbruken og at man holder seg til agendaen som er satt, og gi beskjed dersom det blir for mye avsporinger underveis i møtet.

3. Ha en overordnet «story»

Vi anbefaler at man har en tydelig historie der bakgrunnen for møtet kommer klart frem. I våre prosjekter er det ofte en kobling til et større forbedringsprogram som er innledet av konsernledelsen i selskapet — med tydelige målsetninger om kostnadsreduksjoner. Ved å tydeliggjøre denne sammenhengen viser vi at prosjektet har sterkt fokus i hele selskapet, inkludert konsernledelsen, og at man er villige til å ta grep dersom leverandører ikke ønsker å være med på laget videre.

4. Konkrete tilbakemeldinger

Gi leverandørene gode og konkrete tilbakemeldinger på hva som kreves av de. Dette gjør det mye lettere for leverandøren å vite hva de har å forholde seg til, samt eventuelle krav som må oppfylles for å være aktuelle for et videre samarbeid. Kravene som settes mot leverandørene skal være ambisiøse — men samtidig realistiske.

5. Indiker mulig «gulrot»

Alle selgere er opptatt av volum og hva de kan få igjen i et fremtidig samarbeid. For å gjøre forhandlingsklimaet bedre, kan det derfor i forkant være lurt å vurdere muligheten for om det er annet kjøp i innkjøpskategoriene som kan leveres av den aktuelle leverandøren.

6. Behandle leverandørene med respekt

Gjensidig respekt er et avgjørende premiss for gode samarbeid. I forhandlinger er det svært viktig at man opptrer med integritet og respekt for motparten. Dette er forhåpentligvis samarbeidspartnere man skal arbeide tett sammen med i lang tid fremover, noe som fordrer en tett og god dialog i avtaleperioden. Å opptre ryddig, profesjonelt og med normal folkeskikk i møtene er derfor en nødvendig forutsetning. Selv etter en hard forhandlingsrunde, vil dette bidra til å styrke leverandørforholdet.


Ignite Analytics støtter hele den strategiske innkjøpsprosessen, herunder gjennomføring av forhandlinger. Plattformen identifiserer mulige forhandlingskandidater og automatiserer analyser til bruk i forhandlingsmøter. Oppdag kraften i strategisk innkjøp gjort digitalt!