Seks tips til organisering av en innkjøpsfunksjon

I prosjektene vi gjennomfører har vi bistått med å bygge opp innkjøpsfunksjoner for våre kunder. Basert på vår erfaring har vi samlet seks konkrete tips som kan være til hjelp når man skal bygge en moderne innkjøpsfunksjon.

Ignite Procurement
Ignite Procurement

Aug 8, 2019 7 min read

Seks tips til organisering av en innkjøpsfunksjon

1. Definer et tydelig mandat

Som en del av forarbeidet til å etablere en innkjøpsfunksjon bør det defineres et tydelig mandat for avdelingen. Et slikt mandat bør inneholde overordnet funksjon, beslutningsmyndighet og nøkkelaktiviteter, samt hvilket nivå i organisasjonen avdelingen skal rapportere til. På det siste punktet er vår anbefaling at innkjøp sitter høyest mulig i organisasjonen, og helst at innkjøpssjefen sitter som en del av konsernledelsen. Bakgrunnen er at for de aller fleste selskapene er innkjøpskostnader den klart største kostnadsposten. En dynamisk innkjøpsavdeling blir med det den viktigste bidragsyteren for å sikre konkurransedyktighet på kostnader. Innkjøp er en svært tverrfaglig rolle som må jobbe tett med ulike personer i både ledelsen og linjen, og det er derfor svært viktig at de har en «plass ved bordet» for å kunne bidra til verdiskapningen.

2. Involvering og forankring

Involvering og forankring av organisasjonen er svært viktig for at innkjøp skal få gjennom endringer. En moderne innkjøpsfunksjon tar i bruk fagkompetansen i organisasjonen. Dette, kombinert med en systematisk og analytisk innkjøpsmetodikk, sikrer best mulig verdi for selskapet. Ved å involvere brukerne i innkjøpsprosessen sørger man for at resultatet av prosessen blir bedre og mer helhetlig. Brukerne som har vært inkludert i prosessen og deltatt i beslutningene vil raskt ta i bruk nye avtaler og rutiner, samt bidra til å få med seg resten av brukerne. På denne måten forankres beslutningen, og man sikrer økt avtalelojalitet til inngåtte avtaler - og større besparelser.

3. Kategoristyring som prinsipp

Vi anbefaler at innkjøpsavdelingen i store- og mellomstore selskaper arbeider basert på prinsippene for kategoristyring. Kategoristyring innebærer at man jobber systematisk innenfor hver innkjøpskategori for å finne tiltak som reduserer totalkostnaden i hele verdikjeden. Arbeidsmetodikken fokuserer på å implementere nytenking og resultatforbedrende tiltak, utover det tradisjonelle innkjøpsarbeidet med fokus på avtaler og pris. Kategoriene utarbeides basert på egenskapene i leverandørmarkedet. Personene i innkjøpsorganisasjonen arbeider med sine dedikerte kategorier. Kategorilederen er ansvarlig for å utarbeide og implementere en kategoristrategi for hver kategori som er i tråd med virksomhetens overordnede mål.

Maler for kategoristrategi

Trenger du en mal for å utarbeide kategoristrategier? Last ned malen vår her.

4. Invester i innkjøpsfunksjonen

En tommelfingerregel innenfor innkjøp er at en velfungerende innkjøpsavdeling kan bidra til årlig verdiskapning på minst 3 % av kostnadsbasen. Tar vi ta utgangspunkt i at totale kostnader for en innkjøper er rundt 1 MNOK i året inkl. lønn og sosiale utgifter, må hver innkjøper minimum være ansvarlig for en kostnadsbase på 33,33 MNOK for å «dekke» sine kostnader. I praksis vil hver innkjøper ha ansvar for en større kostnadsbase, spesielt for store selskaper. Vår generelle erfaring er det investeres for lite i innkjøpsfunksjonen relativt til andre funksjoner i selskapet. Det er imidlertid vanskelig å komme med konkrete råd på dette punktet uten en nærmere forståelse av de bransje- og selskapsspesifikke forholdene.

5. Sikre riktig kompetanse

Å sikre riktig kompetanse i innkjøpsavdelingen er kritisk for at den skal gi tilsiktet effekt. Vi anbefaler derfor at det utarbeides en kravspesifikasjon på alle stillinger som man ser for seg i avdelingen. En del egenskaper må innkjøpsavdelingen samlet sett inneha for at den skal kunne fungere hensiktsmessig. Evnen til å samarbeide med resten av organisasjonen er en slik egenskap, det samme er analytiske ferdigheter og kommersiell forståelse. Desto mindre innkjøpsavdelingen er, jo viktigere er det at alle personene i avdelingene har en bred profil. I større avdelinger kan man tåle at noen har en mer spisset på utvalgte egenskaper. For eksempel vil det for en større innkjøpsavdeling gi stor verdi å ha en innkjøpscontroller med spesialkompetanse innen analyse.

Les mer om hvilke kompetanseområder vi mener er kritiske for å hente ut det fulle innkjøpspotensialet.

6. Bruk gode verktøy

Gode verktøy er også en kritisk suksessfaktor for å sikre en velfungerende innkjøpsavdeling. Slike verktøy kan kompensere for både begrenset kapasitet og kompetanse - og kan til og med øke kompetansen. Innkjøpsavdelingen bør ha tilgang til et verktøy som støtter hele den strategiske innkjøpsprosessen. Det finnes flere verktøy på markedet som støtter denne prosessen, men problemet er at de fleste fokuserer kun på utvalgte deler av prosessen. Gode innkjøpsverktøy er typisk en mindre investering som kan løfte virksomheten din til nye høyder.

Ignite Analytics er et webbasert verktøy som støtter hele den strategiske innkjøpsprosessen og bidrar til at innkjøpsfunksjonen skaper verdi langt utover kostnadene.


Oppdag kraften i strategisk innkjøp gjort digitalt!