Effektivare offentlig upphandling - mer nytta för pengarna!

Svenskt Näringsliv ser store besparelsespotensialer for offentlige anskaffelser i Sverige. Flere konkrete tiltak foreslås for hvordan effektivisere og profesjonalisere anskaffelsesprosessen.

Ignite Procurement
Ignite Procurement

Jun 25, 2019 4 min read

Offentlige anskaffelser i Sverige utgjør nærmere 700 milliarder SEK i årlige innkjøp. I den nylige rapporten «Effektivare offentlig upphandling - mer nytta för pengarna» argumenteres det for et besparelsespotensial på mellom 5-15%, eller 70-100 milliarder SEK. Svenskt Näringsliv, NHOs søsterorganisasjon, hevder potensialet kan realiseres gjennom en mer strategisk tilnærming til anskaffelsene.

Store utfordringer i dagens anskaffelser

I rapporten vises det til flere store og aktuelle problemstillinger – noe som totalt sett medfører unødvendige samfunnskostnader. Flere av disse utfordringene er høyst relevante også for offentlige anskaffelser i Norge, som belyses nærmere i Stortingsmeldingen fra april. Rapporten belyser blant annet følgende utfordringer:

  • Anskaffelsesprosessene følger ikke beste-praksis-metodikk – som er syklisk av natur. Nærmere 70% av alle anskaffelses- eller anbudsdokumenter er kopier fra tidligere versjoner eller hentet fra andre myndigheter. Behovsanalyser eller markedsdialoger gjennomføres aldri i disse tilfellene.
  • Leverandørdialoger (RFI) i forkant av en anskaffelse er lite utbredt. Dette kan bidra til bedre kunnskap om markedet og bransjen – som er mangelfull i dagens anskaffelser.
  • Informasjonsdeling. Fraværende intern kommunikasjonen i forbindelse med anskaffelser (som f.eks. behovsplanlegging), samt deling av kunnskap og erfaringer mellom offentlige virksomheter.
  • Svak konkurranse. I 43% av alle anskaffelser mottas det kun ett eller to anbud – og mange anskaffelser skjer direkte uten noen form for konkurranseutsetting.
  • Manglende avtalelojalitet er et problem både for offentlige virksomheter og leverandørene som vinner anskaffelsen.
  • Oppfølging av avtaler og avtalevilkår prioriteres ikke i etterkant av en anskaffelsesprosess.
  • Økonomistyring er lavt prioritert for de fleste offentlige virksomhetene. Flere offentlige virksomheter mangler gode innkjøpspolicyer og -rutiner som både kommuniseres og følges opp av organisasjonen. Videre er det lite fokus på måling av relevante KPIer og oppfølging av disse, som for eksempel avtalelojalitet.
  • Begrenset kompetanse hos offentlige innkjøpere. Flere offentlige virksomheter stiller eksempelvis ingen formelle krav til eller tilbyr ikke opplæring for ansatte som jobber med anskaffelser.

Problemene belyser at offentlige virksomheter mangler struktur, samordning og et helhetsperspektiv – samt nødvendig støtte og digitale verktøy – i arbeidet med innkjøp og anskaffelser.

En strategisk tilnærming til innkjøp er kritisk for å realisere potensialet

For å hente ut besparelsespotensialet - og effektivisere offentlige anskaffelser - foreslår Svenskt Näringsliv sju konkrete tiltak:

  • Obligatorisk bruk av spendanalyser for alle virksomheter og kategoristyring for alle virksomheter med et årlig innkjøp på mer enn 500 millioner SEK. Datafangst, kategorisering og spendanalyser er helt essensielt for å lykkes med en mer strategisk tilnærming til innkjøp. I tillegg er det en kritisk forutsetning for god kategoristyring.
  • Krav om integrerte, digitale verktøy for anskaffelsesprosessen
  • Transaksjonskonto og økt transparens som verktøy for å involvere tredjeparter – bidra til økt nytte og rettferdige konkurranser.
  • En forsterket kommunal revisjon for å sikre effektive offentlige anskaffelser
  • Forsterket tilsyn med offentlige anskaffelser
  • Rendyrke Upphandlingsmyndighetens oppdrag
  • Gjeninnføre «tjenestemannsansvar» – tydeligere ansvar for tjenestefeil hos offentlige innkjøpere.

Ignite Analytics støtter hele den strategiske anskaffelsesprosessen og er bygget basert på en kategoristyrt tilnærming til innkjøp. Oppdag kraften i strategisk innkjøp gjort digitalt!