Oversikt over innkjøp og leverandører – nøkkelen til effektiv kategoristyring

Etter å ha jobbet med innkjøp hos flere norske og utenlandske selskaper har vi sett et stort behov for å få bedre oversikt over innkjøpene. Selv i store selskaper med milliarder i innkjøp er det sjelden at man har full kontroll over fordelingen av innkjøpet mellom kategorier, hvilke leverandører som er de største og lønnsomheten til disse. Med dagens teknologi er det imidlertid mulig å raskt få denne oversikt, og bruke dette som grunnlag for en mer faktabasert tilnærming til innkjøp.

Det er flere grunner til at det lønner seg å ha kontroll over tallmaterialet på innkjøp. En åpenbar grunn er prioritering av ressurser og kapasitet. Store kategorier og leverandører med høyt potensial bør naturlig nok prioriteres foran mindre kategorier og leverandører med lavere potensial. Videre gir oppdaterte økonomiske tall til leverandørene en rask indikasjon på muligheter for prisreduksjoner og risikovurdering. En kontinuerlig oppfølging av innkjøpet er også helt sentralt for å måle lojalitet til avtaler og sikre at innkjøpsavdelingen leverer i henhold til strategi og interne målsetninger.

For å få gode innkjøpsanalyser anbefaler vi å starte med å kategorisere innkjøpet. Ulike kategorier skiller seg fra hverandre på flere variabler som bruk, betydning, spend, leverandørbase o.l. Det er derfor også naturlig at disse vurderes ulikt fra et innkjøpsperspektiv. Det er denne oppsplittingen av innkjøpet som danner grunnlaget kategoristyring. Første steg for å få til kategoristyring blir dermed å få til en god kategorisering av innkjøpet.

Overordnet er det vanlig å splitte mellom direkte og indirekte innkjøp. Direkte innkjøp inkluderer kjøpet som er en direkte del av varen/tjenesten som selskaper selger videre, mens indirekte er alt annet innkjøp som ikke er direkte relatert. Noen velger også å legge investeringer som en egen overordnet kategori. På kategorinivå samles innkjøpet basert på leverandørmarkedet, og disse deles inn i kategorier og underkategorier. Hver kategori bør overordnet fortelle noe om hvor dette kjøpet hører hjemme. Eksempler på kategorier kan være bygg og anlegg, maskiner og utstyr, innsatsvarer, forbruksvarer, konserntjenester, emballasje o.l.  Videre deles disse kategoriene inn i underkategorier. Ideelt sett er disse på et nivå som man samlet kan legge på forespørsel til den samme leverandørbasen. Eksempler vil kunne være kontormateriell, management consulting, facility management og renholdsmidler. Kategoriseringen vil variere fra selskap til selskap, men særlig flere av de indirekte kategoriene og underkategoriene vil være like på tvers av selskaper og bransjer.

Det finnes flere måter å fordele innkjøpet i kategorier, men de mest vanlige er enten å basere det på kontonummer i regnskapet eller leverandør. Det finnes fordeler og ulemper med begge metodene. En av fordelene med å fordele på leverandør er at det sikrer at alt kjøp hos en leverandør tilhører en kategori og dermed en ansvarlig innkjøper.
Når kategoriseringen er gjennomført kan man bruke transaksjonsdata fra ERP-systemet til å utarbeide en innkjøpskube som gir et historisk overblikk over hva som er kjøpt (kategori/underkategori), hvor mye som er kjøpt og hvem det er kjøpt fra. Det muliggjør mange interessante analyser, som har stor verdi for innkjøper og kategoriansvarlig, og på mer overordnet nivå også konsernledelsen.

Kobler man i tillegg regnskapsinformasjon til leverandørene inn i databasen åpner det seg enda større muligheter for spennende analyser. En analyse vi mener gir et svært godt oversiktsbilde er Ignite-matrisen. På den horisontale aksen legger vi andel av omsetningen fra leverandørene som kommer fra selskapet («share of wallet»), som gir et bilde av forhandlingsmakten til selskapet. På den vertikale aksen legges leverandørenes driftsmargin. Hvor leverandørene plasserer seg i matrisen sier dermed noe om hvor stort  potensialet er for kortsiktige besparelser og hvordan innkjøper bør posisjonere seg mot leverandøren. Vi mener analyser som denne gjør det det enklere for selskapene å drive effektiv kategoristyring og leverandørutvikling.

For å gjøre det enklest mulig for våre kunder å starte med eller videreutvikle kategoristyring har vi Ignite utviklet en software som muliggjør dette ved bruk av Artificial Intelligence og Big Data. Softwaren kategoriserer automatisk innkjøpet, og kobler inn oppdatert regnskapsinformasjon fra leverandørene. Basert på denne dataen utarbeides grafer og analyser i valgt format, både i PowerPoint og Excel. I Excel er det også mulig å filtrere og gjøre mer detaljerte analyser på kategori, avdeling eller funksjon i selskapet.  Det eneste vi trenger er et uttrekk med transaksjonsdata, og så er vi gang.

Vi mener softwaren inkluderer grunnelementene som må være på plass for å være i stand til effektiv kategoristyring. Herunder fordeling av innkjøpet, skanning av leverandører, kategorispesifikke dypdykk, prioritering av kategorier, kontinuerlig oppfølging av innkjøpet mot nøkkeltall og benchmarking mot andre selskaper. I tillegg er softwaren brukervennlig og enkel å ta i bruk, og krever ingen forhåndskunnskaper. Softwaren er bygget for innkjøpere, men kan samtidig lage rapporter som direkte kan sendes til konsernledelsen for å vise status og siste utvikling.

Ta gjerne kontakt med oss så sender vi over eksempel på en rapport softwaren vår kan utarbeide. Ut september vil vi gi et introduksjonstilbud til noen utvalgte kunder. Fyll gjerne inn kontaktskjemaet nedenfor så sender vi over mer informasjon om Ignite Analytics, eller trykk på knappen til høyre for å lese mer.

Leave a comment