Tips til organisering av en innkjøpsfunksjon

I forbindelse med prosjektene vi gjennomfører har vi også bistått i å bygge opp innkjøpsfunksjoner hos våre kunder. Basert på vår erfaring fra slike prosesser har vi her samlet noen konkrete tips som kan være til hjelp når man skal bygge en moderne innkjøpsfunksjon.

Som en del av forarbeidet til å etablere en innkjøpsfunksjon bør det defineres et tydelig mandat for avdelingen. Et slikt mandat bør inneholde overordnet funksjon, beslutningsmyndighet og nøkkelaktiviteter, samt hvilket nivå i organisasjonen avdelingen skal rapportere til. På det siste punktet er vår anbefaling at innkjøp sitter høyest mulig i organisasjonen, og helst at innkjøpssjefen sitter som en del av konsernledelsen. Bakgrunnen er at i de aller fleste selskapene er innkjøpskostnader den klart største kostnadsposten, og en dynamisk innkjøpsavdeling blir med det den viktigste bidragsyteren for å sikre konkurransedyktighet på kostnader. Som vi skal komme tilbake til er innkjøp en svært tverrfaglig rolle som må jobbe tett med ulike roller i både ledelsen og linjen, og det er derfor svært viktig at de har «plass ved bordet» for å kunne bidra til verdiskapningen.

Involvering og forankring av organisasjonen er svært viktig for at innkjøp skal få gjennom endringer. En moderne innkjøpsfunksjon tar i bruk fagkompetansen som ligger ute i organisasjonen, og kombinerer dette med en systematisk og analytisk innkjøpsmetodikk for å skape mest mulig verdi for selskapet. Ved å involvere brukerne i innkjøpsprosessen sørger man for at resultatet av prosessen blir bedre og mer helhetlig. Brukerne som har vært inkludert i prosessen og deltatt i beslutningene vil raskt ta i bruk nye avtaler og rutiner, og bidra til å få med seg resten av brukerne. På denne måten forankres beslutningen, og man sikrer økt avtalelojalitet til inngåtte avtaler og større besparelser.

Videre anbefaler vi for store- og mellomstore selskaper at innkjøpsavdelingen arbeider basert på prinsippene for kategoristyring. Kategoristyring innebærer at man jobber systematisk innenfor hver innkjøpskategori for å finne tiltak som reduserer totalkostnaden i hele verdikjeden. Arbeidsmetodikken fokuserer på å implementere nytenking og resultatforbedrende tiltak utover det tradisjonelle innkjøpsarbeidet med fokus på avtaler og pris. Kategoriene utarbeides basert på egenskapene i leverandørmarkedet.  Personene i innkjøpsorganisasjonen har dedikerte kategorier disse jobber med. Kategorilederen er ansvarlig for å utarbeide og implementere en kategoristrategi for hver kategori som er i tråd med virksomhetens overordnede mål.

En tommelfingerregel innenfor innkjøp er at en velfungerende innkjøpsavdeling kan bidra til årlig verdiskapning på rundt 3 % av kostnadsbasen. Tar vi ta utgangspunkt i at totale kostnader for en innkjøper er rundt 1 MNOK i året inkl. lønn og sosiale utgifter vil det si at hver innkjøper må minimum være ansvarlig for en kostnadsbase på 33,33 MNOK for å dekke sine kostnader. I praksis vil hver innkjøper ha ansvar for en større kostnadsbase, spesielt for store selskaper. Vår generelle erfaring at norske selskaper underinvesterer i innkjøp, relativt til andre funksjoner i selskapet. Det er imidlertid vanskelig å komme med konkrete råd på dette punktet uten en nærmere forståelse av de bransje- og selskapsspesifikke forholdene.

Å sikre riktig kompetanse i innkjøpsavdelingen er kritisk for at den skal gi tilsiktet effekt. Vi anbefaler derfor at det utarbeides en kravspesifikasjon på alle stillinger som man ser for seg i avdelingen. En del egenskaper må innkjøpsavdelingen samlet sett inneha for at den skal kunne fungere hensiktsmessig. Evnen til å samarbeide med  resten av organisasjonen er en slik egenskap, det samme er analytiske ferdigheter og kommersiell forståelse. Desto mindre innkjøpsavdelingen er, jo viktigere er det at alle personene i avdelingene har en bred profil. I større avdelinger kan man tåle at noen har en mer spisset på utvalgte egenskaper. F.eks vil det for en større innkjøpsavdeling gi stor verdi å ha en innkjøpscontroller med spesialkompetanse innen analyse. Vi har skrevet mer om hvilken type kompetanse som vi mener behøves i en tidligere bloggpost.

Riktige verktøy er også en kritisk suksessfaktor for å sikre en velfungerende innkjøpsavdeling. Innkjøpsavdelingen bør ha tilgang til et verktøy som støtter hele innkjøpsprosessen fra analyse og datauthenting til oppfølging av kjøpet over tid. Det finnes her flere verktøy på markedet som støtter disse prosessene, der de fleste fokuserer på en liten del av prosessen. For å bistå våre kunder har vi utviklet Ignite Analytics som er et webbasert verktøy som skal støtte gjennom hele denne prosessen og sikre at innkjøpsfunksjonen skaper verdi langt utover kostnadene.

Leave a comment