Vi opplever at mange fortsatt ikke har startet eller er ferdig med arbeidet rundt aktsomhetsvurderinger, og ønsker i denne bloggen å dele noen av erfaringene vi har gjort oss det siste året for å sikre at du kan komme i mål. Det er mulig å adressere kravene til Åpenhetsloven på en effektiv og robust måte hvis man går frem på riktig måte. Her er våre tips til deg!
Hvordan sikre effektivt og godt arbeid Det har nesten gått et år siden Åpenehetsloven trådte i kraft, og i løpet av Juni må den første redegjørelsen for selskaper omfattet av loven være publisert.
Vi har i løpet av dette året hjulpet store og små selskaper på tvers av industrier i deres arbeid med aktsomhetsvurderinger av leverandørkjeden. Gjennom vår løsning har mer enn en halv million leverandører blitt automatisk vurdert for et overordnet risikobilde og mer enn to tusen spørreskjemaer er blitt sendt ut til leverandører som krever nærmere oppfølging.
1. Start med slutten: Se på hva rapporten skal inneholde. Redegjørelsen er et av kravene i loven og bygger på aktsomhetsvurderingene man har gjort. Ved å starte med å tenke på hva den skal inneholde får man tidlig kontroll på hva som kreves av aktsomhetsvurderingene og at man har et utgangspunkt å bygge videre på. Sett opp en struktur for rapporten allerede fra starten av og iterer videre på det. Alternativet er at man blir overrasket og får dårlig tid når fristen nærmer seg.
2. Fokuser og prioriter de mest relevante leverandørene til å begynne med. Mange selskaper har så mange leverandører (vi har hjulpet et selskap med mer enn 140 000 unormaliserte leverandører) som gjør at det kan føles overveldende når loven krever at man skal kartlegge og vurdere negative konsekvenser blant alle leverandører. Her er det viktig at det legges et risikoprinsipp tilgrunn, som vil si at selskapets størrelse og kontekst er sentral for prioriteringen. Loven krever ikke at man går i sømmene på alle leverandører, men heller prioriterer områder der man mener at risikoen og konsekvensene kan være store og samtidig vurdere hvilken påvirkningskraft man ha.
3. Ha et system for å kunne jobbe med dette kontinuerlig og systematisk. For mange selskaper blir dette årets arbeid med Åpenhetsloven et skippertak, men det er viktig å huske at dette arbeidet skal gjøres hvert år og at det forventes at risikovurderinger av leverandørkjeden er et kontinuerlig arbeid. Ved å systematisk lage en oversikt over leverandører og informasjonen man har hentet (eksempelvis code of conducts), vurderinger man har gjort, selvevalueringer fra leverandører, sertifiseringer og lignende har man et godt utgangspunkt for å kunne jobbe kontinuerlig med forholdene til leverandørene. Videre er det viktig at man har gode rutiner når man får inn nye leverandører for å avdekke om det finnes risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og hvordan man eventuelt skal håndtere denne risikoen.
Dette arbeidet er simpelthen ikke mulig å adressere med excel på en effektiv måte, og vi anbefaler på det sterkeste at man bruker et system for å håndtere dette på en god måte. “Alle” selskaper har et kundeoppfølgingssystem og et HR-system, men har du enda investert i et system som hjelper deg med å håndtere leverandørene dine?
4. Sørg for bred involvering internt i selskapet. Hos mange selskaper faller ansvaret for Åpenhetsloven på en enkeltperson, og selvom ikke alle kan skrive rapporten sammen er det likevel viktig med bred involvering fra mange ulike funksjoner i selskapet. Involver de som sitter nærmest på leverandørene, de sitter kanskje med verdifull informasjon som ikke er skrevet ned noe sted. Kanskje har de kjennskap til, opplevd eller sett ting som bør inkluderes i en risikovurdering. Ved å involvere flere sørger man for å få flere perspektiver og en mer nøyaktig vurdering av risiko. I tillegg fordeler man jobben slik at det blir håndterbart for alle!
5. Begynn nå! Det tar tid å gjøre aktsomhetsvurderinger. Aktsomhetsvurderinger er ikke gjort over natten, spesielt om man har store og komplekse leverandørkjeder. Om du ikke har begynt allerede, bør du komme igang nå! Husk at arbeidet involverer flere skritt som alle må gjennomføres. Først må man skaffe seg en grov oversikt og gjøre seg opp en mening om hvor det kan være risiko. Deretter må man prioritere hvem man vil følge opp nøyere om man vurderer det er behov for det. Vår erfaring er at denne oppfølgingen tar tid ettersom det ofte krever en dialog med leverandørene og innsamling av informasjon (og husk at du ikke er den eneste som spør om denne informasjon for øyeblikket!). I tillegg skal man naturligvis ha tid til å dokumentere arbeidet, og hvilke initiativer man har satt i gang for å redusere risikoen.
Veien videre Om du ikke har startet arbeidet er det ikke for sent å komme i gang, men du må begynne så snart du kan. Husk også at aktsomhetsvurderinger skal gjøres kontinuerlig og rapporteres på hvert år fremover, så kanskje tiden er inne for å skape gode prosesser og rutiner for neste år?
Ignite hjelper deg gjerne med å komme i mål på en god måte og for å legge fundamentet for effektiv leverandøroppfølging fremover.
.png)
