Maximera leverantörsinsikter – lägre kostnader, färre risker och bättre hållbarhetsarbete

Introduktion

Havila Holdings är ett familjeägt investmentbolag och moderbolag till flera företag inom olika segment. Med ett omfattande nätverk av dotterbolag och ett brett utbud av produkter och tjänster har Havila etablerat sig som en betydande aktör på marknaden.

Trots framgångarna stod organisationen inför en stor utmaning när det gällde att hantera inköpsutgifter och leverantörsinformation. Med isolerade, manuella och Excel-baserade data tog det tid för företaget att få en heltäckande förståelse för sina utgiftsmönster och leverantörsrelationer.

Men Havila lät inte denna utmaning stoppa dem. De insåg behovet av ett centraliserat nav som kunde konsolidera och hantera all information om utgifter och leverantörer från dotterbolagen på ett och samma ställe. Därför tog Havila det modiga beslutet att gå över till ett modernare och mer effektivt datahanteringssystem för sin inköpsfunktion.

Med detta steg har Havila återigen visat sig vara en föregångare i branschen. Genom att anamma ny teknik och moderna metoder för datahantering kan företaget nu få värdefulla insikter om sin verksamhet som tidigare inte var tillgängliga genom enbart manuella processer. Dessutom kan företaget nu effektivt hantera inköpssynergier i alla sina dotterbolag.

Vi på Ignite Procurement är stolta över att ha varit en del av denna resa och att ha spelat en roll i att hjälpa Havila att nå denna viktiga milstolpe i sin inköpsresa. Med denna fallstudie vill vi visa på framgången och effekten av Ignites lösning för analys och datahantering, samt de värdefulla insikter och möjligheter den har gett företaget.

‍

‍

Utmaningen

Havila är en komplex organisation med enorma mängder data i olika system och format, samt en slimmad organisation med begränsad tid för att bearbeta informationen.

Dessa utmaningar har skapat ett antal problem:

• Bristen på centraliserad data skapade flaskhalsar i hela organisationen. Data var inte lättillgänglig för olika avdelningar eller team, vilket gjorde det svårt att fatta beslut baserade på en helhetsbild.
  ‍
• Begränsad kapacitet och begränsade resurser.
  ‍
• Den fragmenterade processen gjorde det svårt för medarbetarna att utföra sina arbetsuppgifter i tid.

Havila Service sökte en lösning som kunde hjälpa dem att förbättra effektiviteten, hantera leverantörer och realisera synergier inom koncernen. De behövde ett verktyg för att samla data från flera system och möjliggöra en helhetsorienterad leverantörshantering för hela gruppen, inklusive överblick av utgifter, avtal, besparingsmöjligheter, finansiell riskbedömning, HSEQ (inklusive social riskbedömning) och koldioxidavtryck.
‍

De fann lösningen i Ignite Procurement. Ignite hjälpte Havila Service att samla in och harmonisera inköpsdata från flera källor. Det gav även ett enkelt sätt att löpande jämföra leverantörernas prestationer mot kundernas krav.

Lösningen

Ignite Procurement implementerade en lösning som skapade transparens och förbättrade Havilas förmåga att hantera sin inköpsprocess. Lösningen utformades med följande mål i åtanke:

• Skapa en centraliserad databas: Utgifter och leverantörsdata från olika källor och system konfigureras och matas in i Ignite Procurement-plattformen.
  ‍
• Kartlägg och berika data: Anpassade dataflöden byggs för att kartlägga, konsolidera och berika data för att möjliggöra full transparens gällande utgifter och leverantörer.
  ‍
• Skapa en helhetsbild av leverantörerna: Tillhandahålla en omfattande överblick över leverantörsbasen för att identifiera risker och efterlevnadsfrågor samt öka effektiviteten.
  ‍
• Dynamisk visualisering: Rapporter och insikter automatiseras ovanpå databasen för att möjliggöra effektiv leverantörshantering och identifiering av synergier.

‍

‍

Ignite Procurement implementerade en molnbaserad lösning för inköpsdata och analys för att hjälpa Havila att hantera sina leverantörer via en enda plattform. Detta gjorde det möjligt för Havila att få en komplett bild av sin leverantörsbas, vilket inkluderade:

• Leverantörsutgifter
• Kategorier
• Avtal
• Leverantörernas ekonomi
• Leverantörers efterlevnad av hälsa, säkerhet, miljö och kvalitet (HSEQ)
• Sociala risker hos leverantörer
• CO2-utsläpp

‍

‍

Systemet är utformat för att vara intuitivt och lättanvänt, vilket gör att personal på alla nivåer kan få tillgång till den information de behöver för att identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar, efterlevnad, riskhantering och hållbarhet.

Med det nya systemet på plats har Havila kunnat öka transparensen, effektivisera sina inköpsprocesser och digitalisera flera manuella moment som tidigare krävdes i varje steg av processen.

Resultaten

Med Ignite Procurement kunde Havila: 

1. Avsevärt förbättra effektiviteten och resultatet i sina inköpsprocesser, med +80 % effektivitetsvinster vid insamling och harmonisering av data.
2. Granska cirka 1 500 leverantörer för att få 100 % insyn i utgifterna och fatta bättre, mer välgrundade beslut, vilket ledde till förbättrade leverantörsrelationer och prestationer.
3. Uppfylla kraven i Åpenhetsloven genom en visualisering av leverantörsbasen, vilket gjorde det möjligt att identifiera och rapportera risker baserat på leverantör, plats, land, HSEQ, sociala faktorer, miljö och kategori.