Få innsikt i leverandørkjeden – lavere kostnader, færre risikoer og bedre bærekraftspraksis

Introduksjon

Havila Holding er et familieeid investeringsselskap og morselskap for en rekke selskaper innen ulike segmenter. Med et omfattende nettverk av datterselskaper og et bredt spekter av produkter og tjenester, har Havila etablert seg som en betydelig aktør i markedet.

Til tross for suksessen sto organisasjonen overfor en betydelig utfordring knyttet til håndtering av innkjøpsdata og leverandørinformasjon. Med isolerte, manuelle og Excel-baserte data tok det tid for selskapet å få en helhetlig forståelse av innkjøpsmønstre og leverandørforhold.

Havila lot seg imidlertid ikke stoppe av denne utfordringen. De innså behovet for et sentralisert knutepunkt som kunne samle og administrere all innkjøps- og leverandørinformasjon fra datterselskapene på ett sted, og besluttet derfor å ta steget mot et mer moderne og effektivt databehandlingssystem for innkjøpsfunksjonen.

Med dette grepet har Havila nok en gang vist seg å være en pådriver for endring i bransjen. Ved å ta i bruk ny teknologi og moderne metoder for databehandling, kan selskapet nå hente ut verdifull innsikt i driften som tidligere ikke var tilgjengelig gjennom manuelle prosesser alene. I tillegg kan selskapet nå effektivt forvalte innkjøpssynergier på tvers av alle datterselskapene.

Vi i Ignite Procurement er stolte over å ha vært en del av denne reisen og over å ha bidratt til at Havila har nådd denne viktige milepælen i sin innkjøpstransformasjon. Med denne casestudien ønsker vi å vise frem suksessen og effekten av Ignites løsning for analyse og databehandling, samt den verdifulle innsikten og kapasiteten den har gitt selskapet.

‍

‍

Utfordringen

Havila er en kompleks organisasjon med enorme mengder data i ulike systemer og formater, og en slank organisasjon med begrenset tid til å behandle dataene.

Disse utfordringene har skapt en rekke problemer:

• Mangelen på sentraliserte data skapte flaskehalser i hele organisasjonen. Data var ikke lett tilgjengelige på tvers av avdelinger eller team, noe som gjorde det vanskelig å ta beslutninger basert på et fullstendig bilde.
  ‍
• Begrenset kapasitet og ressurser.
  ‍
• Den fragmenterte prosessen gjorde det vanskelig for de ansatte å få utført oppgaver på en effektiv måte.

Havila Service var på utkikk etter en løsning som kunne bidra til å forbedre effektiviteten, håndtere leverandører og realisere synergier på tvers av konsernet. De trengte et verktøy for å samle data fra flere systemer og muliggjøre helhetlig leverandørstyring for hele gruppen, inkludert oversikt over innkjøp, avtaler, sparemuligheter, finansiell risikovurdering, HMS, inkludert vurdering av sosial risiko, og karbonavtrykk.
‍

Løsningen på dette fant de i Ignite Procurement. Ignite hjalp Havila Service med å samle inn og harmonisere innkjøpsdata fra flere kilder. Det ga også en enkel måte å sammenligne leverandørprestasjoner mot kundekrav på en kontinuerlig basis.

Løsningen

Ignite Procurement implementerte en løsning som skapte åpenhet og forbedret Havilas evne til å styre innkjøpsprosessen. Løsningen ble utformet med følgende mål for øye:

• Etablere et sentralisert datagrunnlag: Utgifts- og leverandørdata fra ulike kilder og systemer konfigureres og mates inn i Ignite Procurement-plattformen.
  ‍
• Kartlegge og berike dataene: Tilpassede dataflyter bygges for å kartlegge, konsolidere og berike data for å gi full åpenhet om utgifter og leverandører.
  ‍
• Skape en helhetlig leverandøroversikt: Gi en omfattende oversikt over leverandørbasen for å identifisere risiko- og samsvarsutfordringer samt øke effektiviteten.
  ‍
• Dynamisk visualisering: Rapporter og innsikt automatiseres på toppen av datagrunnlaget for å muliggjøre effektiv leverandørstyring og identifisering av synergier.

‍

‍

Ignite Procurement implementerte en skybasert løsning for innkjøpsdata og analyse for å hjelpe Havila med å styre leverandørene sine gjennom én enkelt plattform. Dette gjorde det mulig for Havila å få en fullstendig oversikt over leverandørbasen, som inkluderte:

• Leverandørutgifter
• Kategorier
• Kontrakter
• Leverandørøkonomi
• Leverandørens etterlevelse av HMS og kvalitet (HSEQ)
• Sosial risiko hos leverandører
• CO2-utslipp

‍

‍

Systemet er utviklet for å være intuitivt og brukervennlig, slik at ansatte på alle nivåer får tilgang til informasjonen de trenger for å identifisere muligheter for kostnadsbesparelser, etterlevelse, risikostyring og bærekraft.

Med det nye systemet på plass har Havila kunnet øke åpenheten, effektivisere innkjøpsprosessene og digitalisere en rekke manuelle oppgaver som tidligere måtte utføres i hvert ledd av prosessen.

Resultatene

Med Ignite Procurement har Havila oppnådd: 

1. Betydelig forbedret effektivitet og måloppnåelse i innkjøpsprosessene, med +80 % effektivitetsgevinst ved innsamling og harmonisering av data.
2. Kartlagt ca. 1 500 leverandører for å få 100 % oversikt over innkjøpene og tatt bedre og mer informerte beslutninger, noe som har ført til bedre leverandørrelasjoner og prestasjoner.
3. Etterlevelse av åpenhetsloven gjennom visualisering av leverandørbasen, noe som gjorde det mulig å identifisere og rapportere risiko basert på leverandør, lokasjon, land, HSEQ, sosiale forhold, miljø og kategori.