Åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger: Hva må norske selskaper gjøre?

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, eller Åpenhetsloven for kort, er en norsk lov som ble vedtatt av stortinget i 2021 og trådte i kraft fra 1. Juli 2022. Hovedformålet til loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og at allmenheten har tilgang til informasjon om hvordan selskaper jobber mot dette.

Åpenhetsloven innebærer at rundt 9000 norske selskaper blir pålagt å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs (Organisation for Economic Co-operation and Development) retningslinjer og rapportere på prosessen og resultatene av disse.

I denne artikkelen går vi gjennom hva Åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger er, hvordan det påvirker norske selskaper og hva man kan gjøre for å komme i gang med arbeidet for å adressere kravene i loven.

‍

Hva er Åpenhetsloven?

Bakgrunn for Åpenhetsloven

Allerede i 2011 vedtok FN prinsipper for retningslinjer og aktsomhetsvurdering for ansvarlig næringsliv. Dette skulle oppfordre bedrifter til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger for å sikre at de ikke bidrar med negativ påvirkning og brudd på menneskerettigheter. Men det var først i 2013, etter Rana Plaza-tragedien i Bangladesh der over 1000 mennesker omkom da et bygg på åtte etasjer raste sammen, at verden virkelig fikk øynene opp for viktigheten av å gjøre gode vurderinger av leverandører i verdikjeden. I dette tilfellet ble noen av verdens meste kjente klesfirmaer berørt ettersom arbeidere hos underleverandører ble rammet av denne tragedien.

Det er enighet om at næringslivet har et ansvar for å forhindre slike ulykker i fremtiden. I den forbindelse er det flere land, inkludert Norge, som har tatt til orde for lovverk som innfører krav og reguleringer for å sikre åpenhet i hele leverandørkjeden. Åpenhetsloven ble vedtatt i Norge i 2021 med det formål å fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og dermed øke bevisstheten rundt disse temaene både internt i egen drift, men også innvirkningen man har i verdikjeden.

Hvem omfattes av Åpenhetsloven?

Åpenhetsloven gjelder både for norske virksomheter som faller inn under visse vilkår, men også utenlandske virksomheter som er skattepliktig til Norge etter intern norsk lovgivning og tilbyr varer og tjenester i Norge.

For at en norsk virksomhet skal være omfattet av loven må det bli ansett som en større virksomhet. Her er det to muligheter:

1. Selskapet faller innunder regnskapsloven §1-5, det vil si i all hovedsak allmennaksjeselskaper og børsnoterte selskaper

‍
2. Virksomheter som på balansedagen oppfyller to av følgende tre vilkår:
a. Salgsinntekt på over 70 millioner kroner ‍

b. Balansesum på over 35 millioner kroner

‍c. Har i gjennomsnitt ansatt 50 årsverk i regnskapsåret

Når det gjelder konsern der morselskapet er omfattet av loven kan datterselskapet henvise til aktsomhetsvurderingene gjort av morselskapet hvis aktsomhetvurderingene dekker datterselskapets og dets leverandørkjede.

For flere eksempler og detaljer om det er uklart om virksomheten er omfattet har forbrukertilsynet utfyllende informasjon.

Viktige definisjoner i Åpenhetsloven

Når det kommer til ordlyden i Åpenhetsloven, brukes det en del ord mange har hørt, men kanskje ikke har et forhold til og som trenger å defineres. For hva mener man egentlig med grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, leverandørkjede og forretningspartnere?

Grunnleggende menneskerettigheter omfatter internasjonalt anerkjente menneskerettigheter som følger av bla. FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter fra 1966, FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter fra 1966 og ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet. Også andre menneskerettighetskonvensjoner som EMK, barnekonvensjonen og ILO 169 om urfolks rettigheter er relevante.

Eksempler på menneskerettigheter som omfattes av definisjonen er forbud mot slaveri, forbud mot barnearbeid, organisasjonsfrihet, forbud mot tvangsarbeid, rett til arbeid, samt rettferdige og gode arbeidsforhold, ikke-diskriminering og lik behandling for likt arbeid.
‍
Anstendige arbeidsforhold innebærer arbeid som ivaretar grunnleggende menneskerettigheter, samt helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og som gir en lønn å leve av. Begrepet anstendige arbeidsforhold er nært knyttet til begrepet grunnleggende menneskerettigheter.

‍

Leverandørkjede refererer til enhver leverandør og underleverandør som leverer varer, tjenester eller andre ytelser til selskapet som inngår i deres tjenester eller produksjon av varer. Her omfattes hele leverandørkjeden, ikke bare førsteledds-leverandører.
‍
Forretningspartnere er alle andre som ikke er en del av leverandørkjeden, men som leverer varer eller tjenester direkte til selskapet som ikke utgjør en del av selskapets tilbud. Det kan være kantinedrift, vaskebyrå, transporttjenester ol.

Selskapets plikter opp mot Åpenhetsloven

Selv om Åpenhetsloven i alt består av 15 paragrafer, er det i all hovedsak tre plikter (§4-6) som er viktig å kjenne til, for selskapene omfattet av loven.

Plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger:
For å vurdere selskapets negative påvirkninger mot menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold skal det gjøres såkalte aktsomhetsvurderinger. Dette skal gjøres i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.

Aktsomhetsvurderinger har seks steg:
‍
a. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
‍
b. Kartlegge og vurdere negativ påvirkning/skade ut fra eget selskap, leverandørkjede og forretningsforbindelser
‍
c. Stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning/skade
‍
d. Overvåke gjennomføring og resultater
‍
e. Kommunisere hvordan påvirkningen er håndtert
‍
f. Sørge for, eller samarbeide om, gjenoppretting, erstatning og klageordninger der det er påkrevd
‍
Plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger:
Som en del av Åpenhetsloven og selskapers forpliktelser til ansvarlig næringsliv skal man hvert år, før den 30 juni, offentliggjøre en rapport som redegjør for aktsomhetsvurderingen selskapet har gjort. Denne rapporten skal helt konkret inneholde minst tre punkter:

a. En beskrivelse av selskapets organisering og driftsområde samt retningslinjene og prosessene selskapet har fulgt for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
‍
b. Hva selskapet har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger når det kommer til faktiske og vesentlig risiko for negative konsekvenser
‍
c. Iverksatte og planlagte tiltak for stanse eller begrense risikoen for negative konsekvenser samt resultater eller forventede resultater av disse tiltakene

Svare ut informasjonskrav (Rett til informasjon):
Allmenhetens rett til informasjon er også et viktig krav i Åpenhetsloven, som nettopp skal sikre åpenhet. Ethvert individ eller organisasjon kan etterspørre informasjon fra selskaper om hvordan de håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser man har avdekket i aktsomhetsvurderingene. Dette kan være både generell informasjon eller rettet mot en spesifikk vare eller tjeneste som selskapet tilbyr.
‍

Hvem fører tilsyn med Åpenhetsloven?

Når det kommer til å følge opp kravene til Åpenhetsloven er det Forbrukertilsynet (link to https://www.forbrukertilsynet.no/apenhetsloven) som har fått denne oppgaven. Det er verdt å merke seg at de har gått ut og sagt at i første fase vil veiledning være deres hovedprioritet, men at de forventer at selskapene som omfattes av loven har gjort et arbeid når det kommer til aktsomhetsvurderinger. De oppfordrer også til å unngå spekulasjon i hvor minimumsgrensene går og andre uklarheter, men heller komme i gang så fort som mulig med det arbeidet man allerede vet man må gjøre.
‍
Forbrukertilsynet har flere muligheter om det viser seg ved kontroll at et selskap ikke har fulgt kravene til Åpenhetsloven. De kan gis påbud om at selskapet skal gjennomføre pliktene beskrevet i loven, det kan fastsettes tvangsmulkt, enten som engangsbeløp eller løpende og det kan gis overtredelsesgebyr dersom man gjentatte ganger unnlater å redegjøre eller svare ut informasjonskrav i forbindelse med loven.

Kom i gang med aktsomhetsvurderinger

Ifølge Åpenhetsloven skal selskaper utføre aktsomhetsvurderinger etter OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Dette arbeidet skal utføres regelmessig og vil nok være det kravet som er mest ressurskrevende å gjennomføre, samt at de andre kravene bygger på arbeidet man gjør i aktsomhetsvurderingene. Det er anbefalt å komme i gang så tidlig som mulig ettersom det kan være omfattende å få oversikt over forhold internt i egen virksomhet, samt kartlegge leverandørkjeden og forretningspartnere som Åpenhetsloven krever.

Bakgrunn

OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper ble sist oppdatert i 2011 for å inkludere og samsvare med FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter. Åpenhetsloven er altså ikke noe som eksisterer i et vakuum i Norge, men er basert på internasjonale og anerkjente retningslinjer. Videre ble det i 2018 utgitt en «Veileder for aktsomhetsvurderinger og ansvarlig næringsliv» av OECD. Hensikten var å gjøre det enklere å forstå hva som menes i retningslinjene og komme med praktiske eksempler for hvordan selskaper kunne implementere retningslinjene i egen drift.

OECDs retningslinjer for aktsomhetsvurdering og ansvarlig næringsliv forklarer både de sentrale prinsippene for aktsomhetsvurderinger, samt seks konkrete steg som samsvarer med kravet til utførelsen av aktsomhetsvurderinger i Åpenhetsloven:

Sentrale prinsipper for aktsomhetsvurderinger

Når man skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger er det klart at det vil stilles ulike forventninger til ulike typer selskaper, både med tanke på størrelse, men også når det kommer til hva selskapet jobber med. For å veilede har OECD laget ni prinsipper som skal hjelpe virksomheter i arbeidet med aktsomhetsvurderingene.

Først og fremst er aktsomhetsvurderinger forebyggende, risikobaserte og innebærer prioritering. Målet er å unngå å bidra til eller forårsake negativ påvirkning eller skade på mennesker og samfunn, men samtidig legge vekten av arbeidet der alvorlighetsgraden, omfanget og sannsynligheten for negativ påvirkning er størst. Videre er det ikke noe man gjør en gang, det er viktig å se på det som en pågående og gjentagende prosess som man hele tiden kan lære av og forbedre. Og selv om alle bedrifter har ansvar for å gjøre aktsomhetsvurderinger, vil de avhenge av omstendighetene. Tiltak kan variere basert på selskapets størrelse, kontekst, forretningsmodell, posisjon i leverandørkjeden og type varer eller tjenester som blir levert.
‍

Aktsomhetsvurderinger blir styrket gjennom involvering av interessenter og bør inkludere kontinuerlig kommunikasjon. Med dette menes det at personer eller grupper som påvirkes av selskapets aktivitet bør involveres i dialog og lyttes til. Det innebærer toveiskommunikasjon og ikke kun kommunikasjon utad fra selskapet. Selv om kommunikasjon rundt funn og planer også er en viktig del av aktsomhetsvurderingene som skaper tillit og fremmer åpenhet.

"OECDs aktsomhetshjul": Stegene i en aktsomhetsvurdering

‍

1. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
Ledelsen i selskapet skal vedta retningslinjer og fordele ansvar for gjennomføringen av aktsomhetsvurderinger. Disse skal omfatte planer for både selskapet, leverandørkjeden og forretningsforbindelser. Man kan uttrykke forventninger mot leverandører gjennom f.eks. kontraktsbetingelser, etiske retningslinjer eller andre skriftlige avtaler.

2. Kartlegg og vurder negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjede og forretningsforbindelser
Dette går ut på å identifisere og prioritere de største risikoene eller faktiske brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold man har internt, i leverandørkjeden eller gjennom forretningspartnere. Man kan gjerne starte med å skaffe seg et overordnet bildet av hvor risikoen er størst, f.eks. i visse forretningsområder eller geografiske områder, for å så gjøre en grundigere kartlegging. Finn ut om du har tilstrekkelig informasjon for å kunne si noe om faktisk eller potensiell negativ påvirkning og søk informasjon der det mangler. Denne risikovurderinger burde oppdateres jevnlig og bør alltid oppdateres ved større endringer, enten om det er i selskapets aktiviteter eller i områdene man opererer. Der man opplever at det er risiko skal man tidlig involvere interessenter, da de kan være berørte eller ha viktig informasjon.

‍
Til slutt må man kanskje prioritere tiltak, om man ikke har tilstrekkelig med resurser til å følge opp alt som er avdekket. Prioriteringen skal gjøres basert på sannsynlighet og alvorlighetsgrad. For alvorlighetsgrad ser man på tre ulike faktorer: Skala (hvor alvorlig er påvirkningen), omgang (hvor mange gjelder det) og gjenoppretting (er det mulig å rette opp skaden).

3. Stanse, forebygge eller redusere negativ påvirkning/skade:
Når man har bestemt seg for, gjennom prioritering, hvilke påvirkninger/skader som skal følges opp må man utvikle og iverksette planer for å stanse/avverge de negative konsekvensene. Det handler ikke om å kutte ut leverandører, da formålet med Åpenhetsloven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, men heller utøve sin påvirkningskraft ovenfor leverandører til å forbedre forholdene. Her kan det også være aktuelt å samarbeide med andre gjennom eksempelvis bransjeinitiativer.

4. Overvåke gjennomføring og resultater
Følg opp at planer faktisk blir gjennomført og om tiltakene virker som tiltenkt og bedrer forholdene. Vurder om aktsomhetsvurderingene som har vært gjort var effektive nok. Sørg videre for å forbedre prosessen basert på tilbakemeldinger og resultater bedriften har oppnådd gjennom arbeidet med aktsomhetsvurderinger.

5. Kommunisere hvordan påvirkningen er håndtert
Relevant kommunikasjon om arbeidet med aktsomhetsvurderinger skal kommuniseres eksternt. Pass på å inkludere berørte interessenter i formidlingen av informasjon som gjelder de (f.eks. personer som har blitt direkte negativt påvirket) og at informasjonen er på et språk de kan forstå. Det er viktig å få fram hvordan selskapet har håndtert risiko og eventuell skade.

6. Sørg for, eller samarbeid om, gjenoppretting og erstatning der det er påkrevd
Til slutt skal man sørge for eller samarbeide om å rette opp skadene bedriften har forårsaket eller bidratt til. Det er også viktig å passe på at interessenter har tilgang til en klageordning for å få sin sak hørt, dersom de oppdager brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.

For mer informasjon om aktsomhetsvurderinger har regjeringen lagt ut OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv på norsk her.

9 steg for å starte arbeidet med Åpenhetsloven

Forhåpentligvis har mange begynt med dette arbeidet allerede, da aktsomhetsvurderinger ikke er gjort over natta. For de som ikke har kommet helt i gang skrev Ignite Procurement en artikkel med 9 steg for å kickstarte prosessen med aktsomhetsvurderinger, spesielt rettet mot leverandørkjeden:

1. Finn ut om ditt selskap er berørt av Åpenhetsloven
2. Hva betyr Åpenhetsloven for din bedrift
3. De grunnleggende tingene som må være på plass før man starter aktsomhetsvurderingene
4. Hent inn relevant data om leverandørene
5. Bruk organisasjonen internt, dere vet mer enn dere tror
6. Finn ut hvilke leverandører dere skal fokusere på
7. Jobb kontinuerlig og gjør det til en del av den daglige driften
8. Bruk digitale systemer som et verktøy for å jobbe med aktsomhetsvurderinger
9. Vi kan hjelpe deg!

Les detaljene her: 9 tips til hvordan du kan komme i gang med Åpenhetsloven

Hvordan kan Ignite Procurement hjelpe deg å adressere kravene i Åpenhetsloven?

‍

I Ignite Procurement har vi laget en plattform for strategisk innkjøp som skal hjelpe selskaper å ta gode beslutninger for selskapet selv, samfunnet og miljøet. En viktig del av det vi tilbyr er et overblikk av selskapets leverandører og datapunkter tilknyttet disse. Når det gjelder Åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger vil mange selskaper ha god kontroll på hva som skjer innenfor deres egne vegger, men arbeidet mot forretningspartnere og leverandørkjeden byr ofte på større utfordringer og det er her et system som Ignite kan hjelpe dere. Med et leverandørhåndteringssystem blir det enklere å jobbe kontinuerlig med aktsomhetsvurderinger og gjøre det til en del av den daglige driften.

Leverandøroversikt: Med Ignite får du en god oversikt i et system som enkelt lar deg redigere og legge til nye datapunkter for å samle informasjonen du sitter på om dine leverandører. En god oversikt over egne leverandører er en forutsetning for å kunne gjøre aktsomhetsvurderinger og å si noe om hvor det er mest risiko. Vi har også god erfaring med å samle data fra flere ERP systemer om man ikke har felles kilde for all leverandørinformasjon fra før.

Risikoevaluering: Vi prøver å gi deg et så godt utgangspunkt for risikovurdering som mulig ved å koble oss på tredjepartskilder for å hente ut informasjon om hvilken industri leverandørene opererer i. Med industriinformasjon og geografisk informasjon gjør vi en innledende risikoevaluering på alle leverandørene. I tillegg kan du velge å overstyre og sette opp dine egne regler. Dette gjør det enklere å fokusere der risikoen er størst og finne ut hvor man vil gå dypere i undersøkelsene.

Selvevalueringer: Videre har vi en selvevalueringsmodul der du kan sende spørreskjemaer til leverandørene dine gjennom Ignite. Dette sørger for at du samler all relevant informasjon på et sted og gjør det enkelt å gå gjennom svarene for å se etter røde flagg. Det å samle inn informasjon gjennom selvevaluering krever litt arbeid, da man bør ha ressurser til å gjennomgå svarene. Derfor anbefaler vi i Ignite at man kun sender selvevaluering til de leverandørene man mener har størst risiko etter risikoevaluering. I Ignite har vi også en mal til en selvevaluering, utarbeidet med kunder, for å dekke relevant spørsmål knyttet til åpenhetsloven. (Include link to the template for social risk assessment here)

Samarbeid med Føyen: For å kunne tilby kunder bedre hjelp på flere områder rundt Åpenhetsloven har vi et samarbeid med advokatselskapet Føyen. Føyen bistår spesielt med juridisk innhold når det kommer til maler på forankring av loven i styret, rutiner for behandling av krav om informasjon, selve rapporten der det skal redegjøres for aktsomhetsvurderinger og de tilbyr også en times juridisk rådgivning til alle nye kunder av Ignite. Dette samarbeidet skal legge til rette for gode forutsetninger for å gjennomføre og overholde selskapets plikter, for de som ønsker å bruke Ignite.

‍

Oppsummering

Vi håper du med dette har blitt litt klokere på hva Åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger dreier seg om. Om du er omfattet av Åpenhetsloven anbefaler vi at du starter med arbeidet nå, om du ikke allerede er i gang. Husk at selskapet ditt har 3 plikter som må gjennomføres:

Aktsomhetsvurderinger

Rapportere på aktsomhetsvurdering

Svare på krav om informasjon fra allmenheten om deres aktsomhetsvurdering

Dette er en ny lov og forbrukertilsynet som har fått ansvar for å føre tilsyn med loven, vil nok i størst grad veilede, men dette er ikke en unnskyldning for å ikke ha startet med aktsomhetsvurderinger enda. Rapporten skal inn 30.06, og bør nok kunne vise til at man har gjort et ærlig forsøk, selv om det ikke er perfekt.

Dette er en pågående læring for mange selskaper og Ignite Procurement legger til rette for at du skal kunne jobbe kontinuerlig og systematisk med Åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger. ‍